Чтобы точно спланировать, сколько денег поступит на счета компании от контрагентов в следующем месяце, придется учитывать сразу несколько факторов: будущие объемы продаж (отгрузок), сроки погашения дебиторской задолженности, а также риск возникновения безнадежных долгов. А рассчитать будущие поступления можно по следующей формуле:
ПДСn = Оn-1 + ОПЗ + Оn — ПЗ
где Оn и Оn-1 — деньги, которые поступят от контрагентов в счет оплаты продукции, отгруженной в плановом и предыдущем месяце соответственно, руб.;
ОПЗ — доля существующей на момент составления плана просроченной дебиторской задолженности, которая будет погашена в плановом месяце, руб.;
ПЗ — новая просроченная «дебиторка», связанная с нарушением сроков оплаты продукции, дата отгрузки которой приходится на текущий и плановый месяцы, руб.
Другими словами, для планирования поступлений денежных средств нужно разобраться с тем, когда придут деньги за продукцию, которую компания запланировала продать в следующем месяце, а также в счет погашения дебиторской задолженности, как просроченной, так и текущей. Кстати, используя приведенную выше формулу можно составить прогноз поступления денежных средств как на ближайший месяц, так и на более длительный период. Например, в компании «Инмарко» используют скользящее планирование — составляют прогноз поступлений ежемесячно (25 числа) на четыре месяца вперед. Для большей точности на первый плановый месяц план формируется отдельно по каждому контрагенту, исходя из условий заключенных договоров, графиков погашения просроченной задолженности и т.д., а также основываясь на фактических данных об объемах реализации продукции тому или иному покупателю. На следующие месяцы прогноз поступлений обладает меньшей детализацией и содержит данные в разрезе групп контрагентов, регионов или в целом по компании. Благодаря такому подходу расхождение между плановыми и фактическими цифрами, как правило, не превышает пяти процентов. Несмотря на кажущуюся простоту предложенного подхода, на практике при планировании будущих поступлений денег на счета компании возникает немало сложных вопросов. Например, как спланировать, сколько денег получит компания в следующем месяце, если на момент составления плана всех данных о результатах работы в текущем периоде (размер дебиторской задолженности, отгрузки, которые могут состояться до конца месяца и т.д.) пока нет. Или какая часть просроченной дебиторской задолженности будет погашена контрагентами в ближайшее время? Чтобы не быть голословными проиллюстрируем на примере последовательность расчетов, которые позволяют точно спланировать входящие денежные потоки компании.
Оценка будущей дебиторской задолженности
Итак, компании в январе нужно спланировать поступление денег на счета за четыре месяца — февраль, март, апрель и май. При этом работа над составлением плана начинается за неделю до конца января, к примеру — 25 числа. Очевидно, что всех данных о размере дебиторской задолженности, которую нужно учесть при прогнозировании поступления средств, по итогам января пока нет. Однако, эта проблема может быть достаточно легко решена. Оценить размер «дебиторки» на конец января можно, основываясь на уже имеющихся сведениях о суммах отгрузки и оплаты за период с 1 по 24 января. Формула расчета дебиторской задолженности на конец текущего месяца (ДЗn-1) будет выглядеть так:
ДЗn-1 = ДЗn-2 + ОДn-1 — ПДСn-1 – РБn-1,
где ДЗn-2 — вся дебиторская задолженность на конец предыдущего месяца, руб. Если плановый месяц — февраль, а текущий — январь, в этом случае ДЗn-2 — дебиторская задолженность на 31 декабря прошлого года;
ОДn-1 — объем отгрузок за текущий месяц, руб.;
ПДС n-1 — поступление денежных средств в текущем месяце, руб.;
РБn-1 — премия (ретробонус), причитающаяся покупателям за выполнение ряда условий в текущем месяце (например, за определенный объем закупок), руб.
Ставка премии и условия ее предоставления определяется дистрибьюторским соглашением. Премия рассчитывается от объема отгрузок и уменьшает дебиторскую задолженность на конец месяца. Если компания не предоставляет подобных бонусов своим контрагентам, значение этого показателя будет равно нулю.
Теперь все по порядку.
Сумму дебиторской задолженности на конец декабря (ДЗn-2) возьмем из отчета «Взаиморасчеты с контрагентами», сформированного в 1С за период с 1 по 31 декабря, графа «Задолженность на конец периода».
Объем отгрузок за январь (ОДn-1) — это фактические данные по реализации продукции за период с 1 по 24 января и плюс прогноз продаж на оставшуюся неделю до конца месяца. Спрогнозировать — будет ли клиент отгружаться с 25 по 31 января можно двумя способами. Во-первых, предположить, что за месяц клиент отгрузит продукции ровно столько, сколько заложено в плане продаж на январь. Отсюда прогноз продаж на оставшиеся дни равен разнице между планом отгрузок на январь и их фактом за период с 1 по 24 января. Во-вторых, запросить у менеджеров по продажам самый «свежий» план отгрузок, согласованный с клиентом. Разумеется, второй способ дает более точные результаты. На цифрах это будет выглядеть так.
Например, за период с 1 по 24 января клиенту А было отгружено 15 500 кг продукции на сумму 1 530 000 руб. (цена реализации 98,71 руб./кг (1 530 000 : 15 500)). Но он также собирается до конца месяца еще закупить 7 500 кг, о чем поставил в известность менеджера по продажам. Отсюда прогноз отгрузок в стоимостном выражении на период 25–31 января 740 325 руб. (7500 х 98,71). А за весь январь клиенту А будет отгружено — 2 270 325 руб. (1 530 000 + 740 325). Поступление денежных средств в январе (ПДСn-1) включает оплату, поступившую от клиента за первые 24 дня месяца и прогноз зачисления денег от клиента на счета компании с 25 по 31 января. Прогноз может быть составлен двумя способами. Первый — исходим из того, что в январе клиенту полагается оплатить отгрузки декабря, а также те отгрузки января, отсрочка по которым предполагает оплату в этом же месяце. Если все это суммировать и вычесть из полученного значения сумму средств, фактически поступивших от клиента с 1 по 24 января, получаем прогноз прихода денег на период с 25 по 31 января. Сразу оговоримся, что такой подход применим исключительно в отношении клиентов, которые всегда платят в срок. Конечно, это идеальная ситуация. Поэтому будет иметь смысл уточнить у менеджеров, которые работают с конкретным клиентом, какие есть договоренности по оплате в период с 25 по 31 января. В нашем примере, по предварительным расчетам к концу января клиент А должен перечислить компании 4 400 000 руб., в том числе 1 000 000 руб. — погашение пророченной задолженности, 3 000 000 руб. за отгрузки декабря, 400 000 руб. — за отгрузки января. Эту цифру можно было бы использовать при расчете дебиторской задолженности на конец месяца, но по состоянию на 24 января клиент А перечислил всего 1 500 000 руб. и по данным коммерческой службы (в случае ОАО «Инмарко — регионального менеджера) готов оплатить до конца месяца еще 2 200 000 руб. Отсюда прогноз поступления денежных средств в январе 3 700 000 руб. (1 500 000 + 2 200 000). Последнее с чем остается разобраться — ретробонусы. 25 января данных по премии для клиента за январь у компании, конечно, еще нет. Поэтому ничего не остается, кроме как сделать допущение, что в январе компания-покупатель заработает такой же процент ретробонусов, как и в декабре. В нашем примере для клиента А премия составила пять процентов от суммы прогнозной отгрузки за январь или 113 516 руб. (5 :100 х 2 270 325). С клиентом В несколько иная ситуация. Ранее этот контрагент всегда платил вовремя, поэтому его премия составляла десять процентов от суммы отгрузки. В январе он задержал платежи, поэтому и премия ниже — восемь процентов (минус два процента за нарушение платежной дисциплины) или 291 560 руб. (8 : 100 х 3 644 500). Итак, ожидаемая дебиторская задолженность (ДЗn-1) клиента А на 31 января составит 2 456 809 руб. (4 000 000 + 2 270 325 — 3 700 000 — 113 516), клиента В — 4 352 940 руб. Чтобы в дальнейшем корректно спланировать поступление денежных средств, мало оценить размер ожидаемой дебиторской задолженности по клиентам на конец текущего месяца. Нужна также информация о том, сколько приходится на текущую дебиторку и сколько на просроченную. Текущая задолженность — это отгрузки текущего месяца (января), срок оплаты по которым наступит в плановом месяце (феврале). Например, если клиенту полагается отсрочка платежа в 20 дней, а в текущем месяце 31 день, то все отгрузки, произведенные с 12 по 31 число — текущая дебиторская задолженность на конец месяца. Соответственно просроченная «дебиторка» — разница между суммарной и текущей дебиторской задолженностью.
Для определения размера текущей задолженности по каждому клиенту на конец января имеет смысл отгрузки за период с 1 по 24 января разделить на две группы, с оплатой в январе и в феврале. По аналогии структурируем прогнозируемые отгрузки в период с 25 по 31 января. Причем по клиентам с отсрочкой менее семи дней потребуются точные даты поставки продукции. Например, по данным товарных накладных, выписанных за период с 1 по 24 января, клиенту А поставлена продукция на сумму 1 530 000 руб. Из них 1 130 000 руб. он должен оплатить в феврале. За оставшуюся неделю января этот же клиент планирует приобрести еще продукцию на сумму 740 325 руб. Поскольку клиент А пользуется отсрочкой платежа продолжительностью 20 дней, эти деньги поступят в феврале. Соответственно, текущая дебиторская задолженность по клиенту на 31 января составит 1 870 325 руб. (1 130 000 + 740 325), просроченная 586 484 руб. Кстати, не будет лишним сразу же согласовать с клиентами график погашения просроченной задолженности. Эти данные помогут компании лучше управлять свои деньгами, а к тому же будут нужны для дальнейших расчетов.
План поступления денег на месяц
После того как все расчеты по дебиторской задолженности сделаны, известно: – сколько клиент должен оплатить в первом плановом месяце за отгрузки предыдущего месяца. В нашем примере — это текущая задолженность на 31 января; – какая сумма будет выплачена в счет просроченного долга — данные из графика погашения. Теперь, чтобы определить полную сумму поступлений по клиенту в будущем, остается определиться с прогнозом оплат будущих поставок, а также спланировать появление новой просроченной «дебиторки». Расчеты делаются сначала по каждому клиенту в отдельности, и лишь потом по группам клиентов (если такая информация необходима) или же по компании в целом. Поступления от продаж будущего месяца. На момент составления плана поступления денежных средств у отдела продаж, скорее всего, уже будут готовы прогнозы по отгрузкам в натуральном выражении на будущий месяц. Если нет — то сумму отгрузок за месяц можно взять из плана продаж на год. После этого предстоит разобраться, какой объем из запланированных продаж будет оплачен в том же месяце, когда произойдет поставка. Для клиента А — это отгрузки в первые 8 дней февраля (28 дней [количество дней феврале] — 20 дней [отсрочка платежа, установленная для покупателя А]), для клиента В — 3 дня (28 дней — 25дней). Менеджер по продажам без труда спрогнозирует поставки на эти дни, опираясь на план продаж и предварительный график отгрузок. Соответственно, если поделим прогноз продаж в первые дни месяца на общий объем плановых поставок за месяц — получим долю отгрузок, которые будут оплачены в том же месяце. Например, по клиенту А план продаж на февраль — 17 000 кг, ожидается, что в первые восемь дней месяца ему будет поставлено 5 000 кг. Отсюда доля отгрузок, которая будет оплачена в феврале, составит 29 процентов (5000 : 17 000) или 493 000 руб. (1 700 000 × 29 : 100) (см. табл. 2). Планы клиента В не предполагают отгрузки с 1 по 8 февраля. Средневзвешенный процент поступления средств в счет оплаты поставок того же месяца по группе контрагентов определяется так — ((отгрузки клиентов А и В с 1 по 8 февраля) : (отгрузки клиентов А и В за февраль)). В нашем примере он составляет 12 процентов ((493 000 + 0) : (1 700 000 + 2 462 500)). Новая просроченная «дебиторка». Пророченную задолженность по состоянию на 31 января клиенты будут погашать согласно графику. Но нет гарантии, что в будущем не появятся другие просроченные долги, а значит, компания не дополучит часть денег. Новую просроченную «дебиторку» можно спрогнозировать, основываясь на данных о платежной дисциплине клиентов за предыдущие месяцы. Например, клиент А систематически задерживает оплату. Скорей всего, и в феврале он не изменит своим привычкам, то есть не заплатит в срок 17 процентов от причитающейся суммы (процент тот же, что и в январе) или 401 765 руб. (17 : 100 х (1 870 325 + 493 000)). Что касается клиента В, несоблюдение сроков оплаты в январе он объясняет форс-мажором и обещает погасить свои долги в феврале полностью. Раньше этот контрагент платил в срок. Об этом свидетельствует отсутствие по нему просроченной «дебиторки» на 1 января. Поэтому, имеет смысл предположить, что клиент В выполнит свои обязательства по просроченным долгам, а также своевременно оплатит продукцию, которую приобретет в феврале. Теперь все необходимые сведения для расчета есть. Прогноз поступления денежных средств в феврале от клиентов следующий:
– от клиента А — 2 361 560 руб. (1 870 325 [оплата за отгрузки января] + 400 000 [погашение просроченной задолженности прошлых периодов] + 493 000 [оплата за отгрузки февраля] — 401 765 [просроченная задолженность, возникшая в феврале]),
– от клиента B — 4 352 940 (3 644 500 + 708 440 + 0 — 0).
Спланировать деньги на четыре месяца вперед
Чтобы спланировать, сколько средств поступит не только в будущем месяце, но и еще, например, на три, следующих за ним, придется повторить все те операции, которые были подробно описаны выше. Разница лишь в том, что прогноз строится в укрупненном виде, без разбивки по клиентам. Соответственно, данные февраля будут служить отправной точкой для плана поступлений на март, отталкиваясь от прогноза по марту — будут спрогнозированы поступления в апреле и т.д. Но в нашем примере по февралю были посчитаны еще не все цифры, которые понадобятся для составления прогноза на март. А именно, не была рассчитана дебиторская задолженность на конец февраля. На 31 января дебиторская задолженность клиента А составляла 2 456 809 руб. В феврале предполагается отгрузить ему продукции еще на 1 700 000 руб., и в этом же месяце от клиента А поступит — 2 361 560 руб. Его премия (ретробонус) составит 85 000 руб. (пять процентов, как и в декабре). Отсюда, дебиторская задолженность по клиенту А на последнее число февраля — 1 710 249 руб. (2 456 809 + 1 700 000 — 2 361 560 — 85 000). В том числе текущая дебиторская задолженность на ту же дату — 1 207 000 руб. (оплата в марте за отгрузки февраля = сумма за отгрузки в феврале — оплата в феврале за отгрузки февраля). Аналогично рассчитывается «дебиторка» клиента В и по группе клиентов в целом. И еще один нюанс, который стоит учесть при планировании поступления денег на более отдаленную перспективу, чем следующий месяц. Возникает проблема, связанная оценкой доли поставок, которые будут оплачены в том же месяце, в котором они состоялись. Если, составляя план на февраль, необходимую информацию можно было взять из предварительного графика отгрузок, то для марта, апреля и мая — таких данных скорей всего не будет. Поэтому можно воспользоваться статистикой прошлого года. Это же касается и процента новой просроченной «дебиторки».
|
