Уговор дороже денег
Договор аренды здания или сооружения заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами. Соглашение нельзя заключить в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, посредством обмена документами по почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Если соглашение составлено без соблюдения формы, оно является недействительным. Договор аренды здания, сооружения или земельного участка, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации.
Срок подобного соглашения исчисляется с момента, указанного в договоре. Стороны могут определить срок аренды, отличный от момента вступления договора в силу, но не ранее этого момента, а в случае аренды недвижимости на год или более – не ранее момента государственной регистрации сделки.
В практической деятельности организации часто предусматривают возможность пролонгации договора аренды недвижимости, не осознавая того, что пролонгация – это продление срока договора, а не заключение его на новый срок. Если в результате пролонгации срок договора аренды недвижимости составляет один год и более, то он подлежит государственной регистрации, а его действие приостанавливается. Признание недействительности пролонгации может использоваться для захвата части доли уставного капитала или акций юридического лица, вызвать иные корпоративные риски, а также стать причиной налоговых споров.
Учет расходов по договору
Для учета арендуемого имущества планом счетов предусмотрен счет 001 «Арендованные основные средства». Недвижимость учитывается согласно сумме указанной в договоре. Расходы, связанные с арендой офиса (или любого другого объекта недвижимости), представляют собой расходы по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость проданных товаров, выполненных работ, оказанных услуг в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности1. Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 171 и пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ НДС по арендной плате объекта недвижимости может приниматься к вычету на основании счета-фактуры, выставленного арендодателем и документов, подтверждающих уплату сумм НДС.
Обмен бумагами
При заключении договора аренды сторонам, прежде всего, следует проверить полномочия друг друга на совершение сделки и произвести взаимообмен копиями подтверждающих документов. Данная мера позволит снизить риск наступления последствий недействительности сделки, избежать связанных с этим судебных споров, в том числе по искам третьих лиц. Более того, кредитные организации и проверяющие органы, как правило, будут требовать предоставления таких документов от компании в дальнейшем.
Таким образом, к договору аренды здания, сооружения или земли следует приложить:
- нотариально удостоверенные копии паспортов лиц, подписавших соглашение;
- свидетельство о праве собственности на объект аренды;
- доверенности и/или фидуциарные договоры (агентский, поручения), если сделка совершена лицом, действующим на основании доверенности и/или фидуциарного договора;
- уставы, учредительные договоры, свидетельства о государственной регистрации юридических лиц – сторон договора, а также свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения;
- выписки из ЕГРЮЛ со сроком выдачи не более тридцати дней;
- протоколы либо решения о назначении единоличного исполнительного органа юридического лица, а также приказа о его назначении.
Кроме того, к договору рекомендуется приложить поэтажный план-экспликацию объекта аренды. В том случае, если заключается договор аренды части площади здания, что чаще всего встречается на практике, то в качестве приложения к договору должен быть начерчен план арендуемого помещения, созданный на основе плана-экспликации, с указанием его границ. Данная мера гарантирует сторонам снижение рисков, связанных с заблуждением относительно объекта аренды, предотвратит возможные переезды арендатора по территории одного здания и минимизирует количество споров с арендаторами соседних помещений.
К договору аренды земельного участка, в свою очередь, рекомендуется приложить надлежаще удостоверенную копию его кадастрового и обзорного планов, землеустроительного дела, описания границ смежных земельных участков.
Внимательность – залог успеха
Договор аренды зданий, сооружений и земельных участков должен содержать существенные условия, императивно определенные в главе 34 ГК РФ и других нормах права. В противном случае отсутствие одного из существенных условий может привести к ненадлежащему исполнению договора, влекущему взаимные претензии и/или судебные разбирательства. Отсутствие обязательных существенных условий договора аренды в его тексте может повлечь признание в судебном порядке его недействительности. Императивные существенные условия и наиболее общие особенности аренды земельных участков изложены в Земельном кодексе РФ. В отношении отдельных категорий земель – в специальных нормативных правовых актах, таких, например, как Федеральный закон от 24 июля 2002 г. № 101-ФЗ «Об обороте земель сельскохозяйственного назначения» и др. В специальных нормах права может быть предусмотрено ограничение арендных прав сторон сделки в зависимости от структуры возникающего правоотношения.
В договоре аренды следует непосредственно либо косвенно указать в предмете договора конкретные координаты объекта аренды. Такие меры снизят вероятность того, что арендодатель может ввести в заблуждение другую сторону сделки, а также злоупотребления правом или заключения сделки под влиянием обмана или заблуждения, мошенничества. Объект аренды может передаваться:
- во временное владение и пользование, что исключает использование недвижимости арендодателем и третьими лицами;
- во временное пользование, что может повлечь совместное его использование сторонами договора аренды.
Следует также обратить внимание на положения статьи 652 ГК РФ, согласно которой по договору аренды здания или сооружения одновременно с правами на конкретное имущество передаются права на земельный участок, который занят такой недвижимостью и необходим для ее использования. Это также следует учесть в договоре и закрепить необходимый объем правомочий арендатора. В противном случае у компании могут возникнуть затруднения и дополнительные расходы, связанные с использованием прилежащей территории.
При организации бизнеса нужно учесть еще один важный момент. Заключение договора аренды недвижимого имущества на срок менее одного года обеспечивает не только отсутствие проблем с его регистрацией, но и влечет нестабильность арендных отношений.
С точки зрения буквы закона и бухгалтерской отчетности фактическая передача и возврат объекта аренды должны осуществляться по передаточному акту. Отсутствие данных документов неблагоприятно воспринимается проверяющими органами и банками, через которые осуществляются расчеты по договору. Кроме того, в передаточном акте должны отражаться указания о приеме или возврате принадлежностей и документов, относящихся к объекту аренды. В противном случае могут возникнуть конфликты между сторонами сделки и дополнительные расходы. Если при передаче недвижимости арендатор выявил какие-либо недостатки, их следует отразить в передаточном акте, чтобы сократить количество рисков. Данный факт также может являться основанием уменьшения арендной платы или расторжения договора.
Коммуналка
На практике применяется несколько вариантов оплаты коммунальных услуг арендуемого объекта недвижимости:
– арендатор сам заключает договоры со снабжающими организациями; при этом компания сама оплачивает данные услуги;
– услуги оплачивает арендодатель, а компания перечисляет ему необходимую сумму, включенную в арендную плату;
– сумму оплачивает арендодатель, а компания перечисляет ему деньги отдельным платежом.
Как правило, первый способ больше всего устраивает бухгалтеров, так как не нужно тратить время и силы на расчеты со снабжающими организациями. Однако возникает другая проблема – усложнение расчета суммы арендной платы. В связи с этим чаще всего применяется третий вариант оплаты коммунальных услуг.
В договоре аренды здания, сооружения или участка земли необходимо указать назначение этого имущества, отсутствие подобных сведений может стать причиной споров сторон:
– об ухудшении состояния объекта аренды и необходимости проведения ремонтных работ по его восстановлению;
– об убытках арендатора из-за несоответствия фактического назначения объекта аренды его хозяйственной деятельности, а также связанных с этим убытком других арендаторов, размещающихся на примыкающих объектах и т.д.
Бремя проведения ремонта, в том числе капитального, его сроки и порядок также должны быть конкретизированы в договоре, иначе это может привести к судебному разбирательству, потере времени и денег. Целесообразно определить в договоре аренды недвижимого имущества судьбу неотделимых улучшений, произведенных арендатором.
В целях повышения оперативности работы бухгалтерии и минимизации судебных рисков порядок и сроки расчетов по договору следует предельно детализировать. В случаях, когда размер арендной платы не является фиксированным, в договоре необходимо подробно предусмотреть порядок определения ее размера, утвердить в качестве приложений к договору формы документов, которые стороны будут использовать. В тексте договора в обязательном порядке должно быть указано о том, какие дополнительные расходы, связанные с исполнением договора, несут арендодатель и арендатор, к примеру, в части оплаты коммунальных услуг, электроэнергии, организации охраны объекта аренды, уборки здания и т. д.
В договоре должна быть четкая система корреспондирующих друг другу прав и обязанностей сторон. Ее отсутствие может повлечь проблемы в связи с надлежащим исполнением данного соглашения. В целях предупреждения указанных последствий при составлении договора следует учесть не только нормативную правовую базу, регулирующую данные отношения, но и судебную, договорную практику, обычаи делового оборота, наиболее часто встречающиеся заведенные порядки других организаций.
Процедура разрешения споров сторон и расторжения договора аренды здания имеет существенное значение. От этих условий зависит реальная возможность сторон защитить свои права по договору в разумные сроки с минимальными затратами капитала. Например, не будет лишним создать обдуманную систему рассмотрения претензий и возмещений ущерба при досрочном одностороннем расторжении договора.
Экономические условия ведения малого и среднего бизнеса предопределили то, что арендные отношения в практической деятельности встречаются достаточно часто, но гораздо реже, чем эксплуатация собственником своей недвижимости, однако рентные отношения имеют и производный характер. В связи с этим следует добавить, что договор аренды обычно содержит условия о субаренде, которая не может превышать срок основного договора, равно как в договоре аренды может быть предусмотрен запрет на передачу арендатором объекта аренды по договору субаренды. Отношения, возникающие в связи с субарендой недвижимого имущества, как правило, аналогичны арендным отношениям, но содержат в себе большее число рисков.
| 