Как же обеспечить эффективность работы HR-отдела и при этом дать компании реальную возможность экономить ресурсы? Одним из вариантов может стать использование корпоративного портала - специального внутреннего сайта компании, с помощью которого ее сотрудники получают доступ к различным информационным ресурсам, программным приложениям и сервисам. Этот управленческий инструмент известен компаниям, однако на его возможностях для управления персоналом в условиях кризиса стоит остановиться подробнее.
Вместо нескольких программ - один портал
При выполнении своих функций (ведение информации о сотрудниках, подбор персонала, табельный учет и т. д.) HR-отделы, как правило, используют специальное программное обеспечение. Его клиентские приложения устанавливаются на каждом рабочем месте HR-специалистов. Для компании это весьма дорогостоящий проект, так как затрат требует не только внедрение программного обеспечения, но и его последующая поддержка (например, установка обновлений в связи с изменениями в кадровом законодательстве, которые происходят достаточно часто).
Сегодня набирающей популярность практикой является обеспечение доступа к автоматизированной системе управления персоналом через корпоративный портал.
Сейчас набирающей популярность практикой является обеспечение доступа к автоматизированной системе управления персоналом через корпоративный портал. Что это означает? Доступ к ресурсам и функциям системы для HR-сотрудников обеспечивается за счет обычного web-браузера. Зайдя с его помощью на портал и пройдя авторизацию, они получают возможность работать с необходимыми данными и выполнять свои обязанности. Такой вариант позволяет отказаться от необходимости тратить солидные финансовые средства на сопровождение и развитие клиентских приложений. В условиях кризиса уменьшение этой статьи затрат станет большим плюсом для компании.
Другим преимуществом является экономия времени HR-специалистов. Интеграция портала с HR-системой позволяет избежать многократного ввода данных: об изменениях в структуре отделов, появлении новых сотрудников, увольнениях, вакансиях т. д. Достаточно один раз занести всю информацию в систему и опубликовать ее на портале, и она автоматически становится доступной для всех подключенных к порталу пользователей. Пропадает необходимость использовать дополнительные программы, например, для рассылки нужных сведений всем сотрудникам. Эта возможность особенно актуальна для компаний, имеющих территориально-распределенную структуру, так как корпоративный портал «не имеет границ»: доступ к нему возможен из любого, даже очень удаленного подразделения.
Какие еще актуальные в условиях кризисного времени функции могут выполняться с помощью портала?
Информирование
Первая и наиболее очевидная задача, для решения которой можно использовать портал, - это оптимизация потоков информации и разъяснение всем сотрудникам официальной позиции компании. Последствием кризиса является не только ухудшение финансово-экономических условий, но и негативная эмоциональная обстановка, которая складывается внутри компании.
Отсутствие четкой и достоверной информации зачастую приводит к снижению эффективности работы сотрудников.
Нередко персонал просто не знает, чем вызвано принятие тех или иных антикризисных мер, какие цели поставлены на ближайшее время, почему увольняют сотрудников и в то же время набирают новых и т. д. Отсутствие четкой и достоверной информации (на фоне пессимистичных новостей из внешней среды, слухов о сокращениях, уменьшении заработной платы) зачастую приводит к снижению эффективности работы сотрудников.
Портал по праву относится к числу тех инструментов, с помощью которых HR-отдел способен вести внутренний антикризисный пиар. На портале могут оперативно размещаться новости о событиях в компании, публиковаться официальные документы (приказы, распоряжения). С его помощью возможна организация обратной связи с сотрудниками (например, ответы кого-либо из руководителей на вопросы). Все это в результате позволит поддержать корпоративный дух и нормальную рабочую обстановку даже в тяжелое с психологической точки зрения время.
Глобальный смотр и индивидуальная оценка
Одной из наиболее популярных антикризисных мер сейчас является реорганизация работы подразделений или компании в целом. Чтобы сделать это максимально продуктивно, необходимо четко представлять организационную структуру компании, знать функции, которые выполняются каждым подразделением и отдельными сотрудниками. Такие данные есть в HR-системе, однако информация, как правило, хранится в неудобном для восприятия и анализа виде. Задача серьезно осложняется, если в филиалах компании используются собственные ИТ-приложения, так как в этом случае требуется еще и провести консолидацию нужных сведений.
Портал относится к числу инструментов, с помощью которых HR-отдел способен вести внутренний антикризисный пиар.
При использовании портала данные из HR-системы выводятся на него в наглядном и удобном виде. Зайдя на портале в раздел, который часто называют «Справочник сотрудников», можно посмотреть структуру компании, горизонтальные и вертикальные связи между подразделениями, легко найти любой отдел, понять, кто за какие функции отвечает. В этом разделе есть возможность указать не только личные данные специалистов компании, круг их обязанностей, сведения об образовании и другие стандартные параметры, но и привести дополнительную информацию (например, опыт участия в различных проектах). Тем самым фактически в компании создается база знаний о сотрудниках, где содержится подробная информация о каждом из них. Ее наличие позволяет HR-отделу и топ-менеджерам принимать обоснованные решения о реорганизации, передаче функций от одного отдела другому с учетом квалификации их сотрудников.
Подобная база знаний необходима и для принятия решений о сокращении персонала. Здесь необходимо учитывать все факторы - срок работы сотрудника в компании, спектр его обязанностей, квалификацию, опыт, размер заработной платы и другие. Просмотр, сравнение и анализ данных о сотрудниках позволит выбрать наиболее оптимальных кандидатов на увольнение с точки зрения минимизации возможных потерь для компании и поставленных перед ней задач и целей.
Кроме того, даже в кризис существует потребность подыскивать людей на открывшиеся вакансии. Прежде чем размещать информацию во внешней среде, стоит присмотреться к своим сотрудникам, однако в компаниях с несколькими филиалами, территориально-распределенной структурой крайне трудно оценить имеющийся кадровый потенциал. При использовании портала, задав определенные критерии для поиска в базе знаний, можно оперативно получить список всех специалистов, которые по квалификации, опыту, знаниям способны претендовать на открытую вакансию. Возможно, имеет смысл отправить кого-то из них на дополнительные курсы и повысить в должности. Это займет меньше времени, чем поиск сотрудника «на стороне» и в итоге обойдется дешевле. Разумеется, такой подход положительно скажется на имидже компании - работающие в ней люди будут знать, что карьерный рост реален даже в условиях кризиса.
Подбор участников и контроль выполнения проектов
Информация о навыках и опыте сотрудников позволит руководству компании оптимально подбирать группы для выполнения различных проектов. За счет обращения к базе знаний формируется список сотрудников, компетентных в затрагиваемых областях. Поставить перед ними задачи и определить сроки их реализации также можно непосредственно на портале.
Информация о навыках и опыте сотрудников позволит руководству компании оптимально подбирать группы для выполнения различных проектов.
Для каждого проекта на портале создается специальный раздел - проектный офис, где сотрудники общаются между собой, отчитываются, публикуют различные документы. Открыв его, руководитель или куратор группы сразу получает всю оперативную информацию о ходе работ и соблюдении сроков. Такой контроль помогает вовремя принимать решения по проекту, не допускать его срыва или остановки. И, как следствие, - избежать финансовых потерь.
Самообслуживание сотрудников
Еще одна функция портала - возможность организации личных страничек сотрудников, где будет доступна вся кадровая и финансовая информация, которая касается их. Например, количество в текущем месяце больничных дней, отгулов, командировок, размер начисленной в итоге заработной платы, премии и т. д. Если компания оплачивает счета сотрудников за мобильную связь, на портал также можно выводить и эти суммы: объем разговоров, превышение ежемесячного лимита и т. д.
В результате все денежные расчеты компании с сотрудниками станут прозрачными и понятными, что избавит HR-отдел от лишних вопросов и позволит значительно сэкономить время его специалистов.
Информационный анализ
Наконец, важная задача HR-специалистов в период кризиса - регулярный мониторинг и анализ ситуации с персоналом по таким параметрам, как текучесть, укомплектованность, объем затрат на содержание.
Кризис дает возможность провести диагностику текущей ситуации по управлению персоналом, попробовать применить новые инструменты и переосмыслить прежние технологии работы.
Эти данные обычно хранятся в автоматизированной HR-системе.Ее интеграция с порталом позволит не только быстро подготовить аналитическую отчетность, но предоставить соответствующую информацию заинтересованным лицам - руководителям компании.
Например, основываясь на хранящихся в системе сведениях, можно вычислить средний срок работы в компании всех сотрудников или отдельных групп, проанализировать, как растут или уменьшаются затраты на персонал в течение года. На основе полученных данных можно сделать вывод, насколько эффективно идет работа с персоналом, верна ли политика компании в этом направлении в условиях кризиса и по каким параметрам ее необходимо изменить.
| 